Desain Kegiatan Komunikasi Internal Rabbani
1.
Gathering Nasional Rabbani
Gathering
nasional ini bertujuan untuk lebih mempererat relasi dari reShare yang ada di
seluruh Indonesia dan karyawan satu dengan lainnya. Gathering diadakan satu
kali dalam setahun. Peserta adalah seluruh karyawan CV. Rabbani Asysa holding pusat
dan cabang di setiap daerah. Lokasi tidak hanya di Bandung yang merupakan pusat
Rabbani namun bisa diadakan di tempat yang berbeda. Konsep dan tema gathering
tentu berbeda dan diserahkan kepada panitia atau EO mereka. Kegitan utama pada gathering antara lain diselenggarakan talk show yang menghadirkan pembicara
ahli di bidangnya, misalnya Ustad/ustadzah untuk sharing info-info mengenai hal-hal
yang berkaitan dengan Islam (entah itu bisnis, kecantikan, fashion, dan
info-info lainnya) serta diadakan juga sesi jalan-jalan yang berkonsep spiritual journey di sekitar lokasi gathering.
Gambar 1. Contoh kegiatan talk show 1
Gambar 2. Contoh kegiatan gathering 2
Reward
Rabbani
Reward ada tiga macam yaitu employee of the month, employee of the year, dan outlet dengan penjualan tertinggi. Employee
of the month adalah karyawan CV Rabbani Asysa holding dan owner dari
masing-masing reShare yang berada dalam satu area (markas). Ada 11 markas besar
yaitu markas DKI JABODETABEK dan Banten, markas Jawa Timur, markas Jawa Barat,
markas Jawa Timur, markas Jawa Tengah, markas Surabaya, markas Sumut, markas
Sumsel, markas Sumatra Tengah, markas Balikpapan, markas Banjarmasin, dan markas
Sulawesi). Setelah itu akan ada employe
of the year yang merupakan pengajuan satu nama dari masing-masing markas
Rabbani dan nantinya dipilih oleh pusat. Pemenang employe of the year tersebut dapat tampil di web official, sosial media Rabbani dan juga di katalog yang
tersebar dan mendapat bonus. Sedangkan reward
bagi outlet dengan penjualan tertinggi mendapat bonus dan destinasi wisata.
Reward abgi penjualan tertinggi penting karena Rabbani bergerak di bidang
industri dan bisnis retail di mana target omzet, pengembangan promosi dengan
media sekitar, manajemen stok, organisir tim dan pencapaian tujuan adalah hal
yang sangat diperhatikan. Hal itu dimaksudkan agar tiap-tiap karyawan, owner outlet selalu mempunyai daya saing
untuk menjadi yang terbaik sehingga selalu melakukan pelayanan dan kinerja yang
baik.
Gambar 3. Contoh tampilan Employee Of The Year
Gambar 4. Tampilan isi katalog Rabbani
Gambar 6. Web Official Rabbani
Gambar 9. Facebook Rabbani reShare Probolinggo
Rabbani adalah salah satu perusahaan garmen
terbesar di Indonesia yang fokus pada produksi busana dan aksesories muslim,
terutama kerudung instan. Didirikan oleh Bpk. H. Amry Gunawan dan istrinya Ibu
Hj. Nia Kurnia pada tahun 1994 di Sekeola Bandung. Hingga saat ini brand
Rabbani sudah malang melintang di industri garmen muslim dengan jaringan retail
yang luas di seluruh Indonesia dengan sistem reShare (retail shariah) dan
reseller. Di sini penulis mengambil salah satu reShare resmi yang berada di Jawa
Timur yaitu Probolinggo untuk observasi.
Rabbani Probolinggo berada di Jl.H.O.S Cokroaminoto
Barat no.9 dan terdaftar resmi di website Rabbani sebagai mitra reShare di Jawa
Timur. Outlet di sini tergolong baru yaitu satu bulan berdiri. Sebenarnya
produk Rabbani sudah lama ada di Probolinggo namun bentuknya masih supplier
perorangan atau reseller biasa. Memutuskan membuka outlet karena permintaan
produk terus meningkat apalagi dengan momen tertentu seperti Ramadhan dan
lebaran.
Memahami Karakter Publik
Internal dan Komunikasi Multikultural Rabbani Probolinggo
Pola Komunikasi secara umum ada dua jenis, yakni
komunikasi formal dan komunikasi informal. Pada Rabbani Probolinggo yang
digunakan adalah komunikasi secara informal. Pola komunikasi formal tidak
digunakan dalam pola komunikasi internal di Rabbani karena pola komunikasi ini
dianggap terlalu ribet oleh karyawan
dan owner, selain itu pola komunikasi
formal juga memerlukan waktu yang lebih lama untuk menyampaikan informasi baik
dari atasan kepada bawahan atau sebaliknya. Pola komunikasi informal digunakan
disini karena jenis komunikasi tersebut lebih fleksibel dan lebih cepat untuk
menyampaikan informasi baik dari atasan ke bawahan atau sebaliknya.
Pada Rabbani Probolinggo ini jenis komunikasi
internal yang digunakan ada beberapa media, seperti akun facebook Group BBM dan
Facebook untuk para karyawan dan owner.
Fungsi dari group BBM adalah untuk sarana berbagi informasi dari owner ke karyawan atau sebaliknya
mengenai outlet, stok barang, ataupun sekedar sharing informasi dan absen.
Beberapa kegiatan publik internal yang ada di sini
antara lain adalah:
1. Sarasehan
untuk semua karyawan seminggu sekali setiap hari Jum’at setelah Sholat Jum’at.
Kegiatan ini biasanya membicarakan
tentang keluhan-keluhan atau masukan dari pelanggan maupun karyawan.
2.
Senam pagi 5-10 menit yang dilakukan setiap hari
karena karyawan bekerja dari jam 10.00-20.00 jadi supaya karyawan tetap fit dan
tidak gampang sakit. Senam dilakukan setengah jam sebelum outlet buka.
3. Jika
owner datang ke outlet, ia selalu
membawa makanan/cemilan. Menurut kami disini owner berusaha menciptakan suasana kerja yang nyaman dan
kekeluargaan sehingga para karyawan semakin akrab satu sama lain dan nyaman
bekerja di Rabbani.
Tidak terlalu banyak gap yang terjadi di dalam Rabbani Probolinggo dikarenakan Rabbani
berasal dari Indonesia yang mayoritas penduduknya memeluk agama Islam,
karyawan-karyawan yang direkrut oleh Rabbani juga semua beragama Islam. Namun
dalam konteks komunikasinya, owner
mengungkapkan bahwa terkadang konflik yang terjadi disebabkan oleh emosi
karyawan yang tidak ditahan terlebih lagi sebagian besar berasal dari Madura
yang memang dikenal bersifat cablak.
Manajemen konflik Rabbani
Probolinggo
Sebetulnya konflik jarang terjadi di outlet Rabbani
Probolinggo ini. Konflik yang terjadi sejauh ini berupa konflik interpersonal
dan selalu dapat diselesaikan. Umumnya konflik tersebut terjadi saat ada
karyawan baru, karyawan lama dengan baru belum saling mengenal satu sama lain
dan belum mengetahui sifat satu sama lain sehingga terjadi salah paham dan
selisih paham dalam berpendapat. Penyelesaian konflik yang dilakukan lebih ke
arah integrating karena mempertemukan
karyawan yang berseteru dan menjelaskan apa yang membuat satu sama lain emosi
dan berkonflik seperti mengeluarkan semua uneg-uneg, ganjalan apa dan mengapa
sampai bisa emosi.
Tipe kepemimpinan
Gaya tim
(team style) àBila terjadi konflik, pemimpin tim
mencoba memeriksa alasan-alasan timbulnya perbedaan dan mencari penyebab utamanya. Pemimpin tim mampu menunjukkan
kebutuhan akan saling mempercayai dan saling menghargai di antara sesama
anggota tim, juga menghargai pekerjaan. Gaya ini paling disukai.
Pada Rabbani Probolinggo owner terjun langsung setiap hari ke lapangan, walaupun tidak
selalu standby di outlet. Jika barang
datang, stok kosong, atau ada order khusus, owner
selalu mengecek sendiri kemudian memberikan arahan pada karyawan bagaimana stok
barang-barangnya. Begitu pula misalnya ada karyawan yang kerjanya tidak benar
sang owner memperingatkan. Memang owner dapat dikatakan cerewet jika menyangkut soal kerjaan.
Menurutnya hal itu perlu karena ia ingin karyawannya berkualitas sehingga
pelayanan di outletnya memuaskan customer,
apalagi outlet di Probolinggo ini termasuk baru jadi sekaligus membangun citra
di masyarakat. Meskipun cerewet dan
selalu mengecek sendiri keadaan outlet, owner
tentu juga memberikan kepercayaan dan menghargai karyawan. Seperti disebutkan
di awal bahwa owner tidak selalu standby di outlet, kerjasama dan
kepercayaan pasti dibutuhkan di sini.
Internal
branding dan Budaya Organisasi Rabbani
Gambar 5. Logo Rabbani
Rabbani
merupakan perusahaan garment yang bergerak dalam bidang retail busana muslim
dengan tagline “Professor Kerudung Indonesia”. Salah satu perusahan kerudung
instan pertama dan terbesar di Indonesia dengan mengeluarkan produkandalan
berupa kerudung instan dan produk lain yang juga telah dikembangkan di
antaranya (kemko, tunik, perlengkapan, aksesories kerudung lain). Rabbani ingin
menunjukkan bahwa wanita yang memakai busana muslim itu modern dan terhormat
serta tampil gaya trendy yang syar’I. CV. Rabbani Asysa memiliki 141 reShare
(cabang) tersebar di seluruh Indonesia dan luar negeri. Kantor pusat berada di
Jl Dipati Ukur Bandung, Jabar. Berbeda dengan reseller yang tidak harus
mempunyai toko, reShare ini berbentuk outlet persis seperti outlet pusat.
Rabbani
merubah nama dan tag line dengan nama
yang lebih mudah diingat dan diterima oleh masyarakat luas, yaitu awalnya
"Rabbani Kerudung Instant" dengan tagline "trend
Setter Kerudung Instant". Namun saat ini tag line Rabbani
berubah menjadi “Profesor kerudung Indonesia”. Melalui tagline diatas,
Rabbani senantiasa mencoba bermetamorfosis ke arah yang lebih baik untuk
menjadi unggulan kerudung instan dan ikon mode shari’ah terbaik di dunia.
Corporate culture Rabbani memfokuskan diri pada 3 hal
yaitu konsumen, kualitas, dan karyawan. Fokus
Konsumen dengan menjadi retailer terpercaya di manapun berada dengan memebrikan
standar tinggi untuk produk, jasa pelayanan, dan sikap kami kepada seluruh
pelanggan. Fokus kualitas dengan seluruh karyawan Rabbani holding mendukung
sepenuhnya pengembangan dan pemeliharaan budaya kualitas produk untuk terus
menerus meningkatkan standar kualitas produk untuk meminimalisir kegagalan
dalam proses produksi dengan menitikberatkan pada pencegahan dengan memproduksi
dengan baik dari awal dan untuk meningkatkan kepuasan konsumen dengan
mengurangi pengembalian produk kepada perusahaan. Fokus karyawan dengan
menanamkan pemahaman bahwa karyawan adalah aset berharga bagi perusahaan
sehingga karyawan harus dikembangkan dan tingkatkan nilai kompetensinya secara
terus-menerus baik keterampilan pengetahuan dan perilaku suhingga terbentuk
karyawan yang kuat akidah ruhiyah dan jasadnya.
Selain
itu Rabbani mempunyai nilai-nilai (Core
value) Rabbani yaitu 5 poin utama yang terdiri dari selalu bersyukur,
semangat pantang menyerah, perbaikan kesinambungan, peduli dalam setiap keadaan,
dan memiliki tanggung jawab yang tinggi.
Rabbani
memiliki visi yaitu Menuju Dunia Berkerudung 2020 dan mempunyai misi yaitu mewarnai fesyen dunia dengan
syariah dan menjadi produsen/market leader kerudung instant nomor satu di dunia.
Identitas yang tertera pada setiap kerudung Rabbani telah tertanam dibenak
masyarakat sehingga memberikan kesan pada pemakainya karena ada sebuah
kebanggaan tersendiri jika menggunakan produk asli dari Rabbani yang berbeda
dengan kerudung instan lainnya ketika menggunakannya. Ciri khas dari kerudung
Rabbani adalah tertera identitas Rabbani pada bagian produknya.
Rabbani merupakan sebuah outlet yang menjual busana
muslim, tentunya mereka mengusung budaya Islam. Di Rabbani Probolinggo ada 4
pekerja wanita dan 1 laki-laki, Owner
sendiri menekankan bahwa mereka harus mengerti batasan-batasan antara laki-laki
dan perempuan dalam Islam. Selain itu Rabbani merekrut pegawai dari masyarakat
sekitar agar mereka juga bisa di terima oleh masyarakat Budaya perusahaan yang sebenarnya dilakukan oleh Rabbani adalah
bagaimana memberikan kenyamana dan rasa percaya terdahap publik internalnya.
Dengan melakukan pekerjaan dengan senang hati, hal ini yang ingin ditunjukan
oleh karyawan Rabbani dalam memberikan pelayanan agar memberikan kesan untuk
para pelanggan yang menggunakan jasa perusahaan.
Identitas
atau budaya yang digunakan Rabbani antara lain adalah:
a. Pakaian
Rabbani sendiri mengusung konsep Islami, maka pakaian yang dipakai
oleh karyawannya khususnya wanita diwajibkan memakai pakaian yang berjilbab dan
sopan.
b.
Bahasa
Bahasa yang digunakan oleh Rabbani adalah bahasa yang baik, ramah
dan sopan disesuaikan dengan lingkungan sekitar. Di dalam publik internalnya
juga menggunakan tutur bahasa yang baik sehingga menimbulkan rasa saling
menghormati.
c.
Teknologi
Teknologi yang digunakan oleh Rabbani disesuaikan juga dengan
keadaan saat ini. Rabbani menggunakan
website resmi yaitu rabbani.co.id dan
jejaring sosial lain seperti Facebook, BBM untuk sharing informasi Islami dan
promosi serta media komunikasi karyawan (grup).
d.
Promosi
Promosi
Rabbani menggunakan berbagai media seperti media sosial, wom (word of mouth),pamphlet, liflet, baliho
iklan, Televisi (seringnya talkshow, acara hiburan, dan sinetron), dan
event-event besar.
Arah/aliran komunikasi yang dipakai
dalam Rabbani Probolinggo ini adalah campuran antara ke atas dan ke bawah. Ke
bawah karena owner selalu memastikan
sendiri keadaan barang, outlet, atau informasi yang didapat dari pusat sebelum
menyampaikan pesan kepada karyawannya yang ada di outlet. Ke atas karena
karyawan juga diberi kepercayaan, owner
tidak selalu standby di outlet karena itu karyawan wajib menyampaikan apa-apa
yang terjadi menyangkut keberlangsungan usaha dan outlet ini.
Kiat Berkomunikasi dalam Internal Organisasi Rabbani Probolinggo
Human Relations Development (HRD) adalah segala bentuk hubungan atau
interaksi, baik formal maupun non formal yang dijalankan oleh pimpinan terhadap
bawahan, oleh bawahan terhadap sesama bawahan dalam usaha untuk menciptakan
suatu kerja sama guna meningkatkan produktifitas dan memperoleh kepuasan kerja.
Interaksi karyawan dalam lingkungan perusahaan atau organisasi merupakan hal
yang tidak dapat dipisahkan yang mana akan menimbulkan tingkat kepuasan kerja
karyawan, situasi lingkungan perusahaan dalam melaksanakan tugas dan fungsinya
antara karyawan yang satu dengan yang lain tidak terlepas dari interaksi satu
sama lainnya demi kelancaran dan keharmonisan kerja.
Indikasi
yang menunjukkan bahwa human relation di
Rabbani Probolinggo sudah cukup baik, ditunjukkan dengan adanya hubungan yang
harmonis antara atasan dan sesama karyawan dalam berkomunikasi dan berperilaku
mereka sama-sama saling menghormati dan menghargai. Hubungan yang terjalin
secara baik dan harmonis ini dapat membuat suasana kerja di Rabbani Probolinggo
menjadi menyenangkan dan mempengaruhi semangat kerja karyawan.
Terjadinya
komunikasi internal dalam lingkungan kerja di Rabbani sangat berpengaruh
terhadap hubungan kerja tiap karyawan. Adanya hubungan yang baik antara
karyawan di Rabbani untuk meningkatkan kondisi kerja yang menyenangkan dan
komunikasi yang dilakukan secara terus-menerus membuat karyawan bisa memahami
pekerjaan dengan baik. Misalnya seperti seminggu sekali diadakannya kegiatan sharing pendapat sehingga dapat
mempererat hubungan mereka menjadi lebih akrab. Di dalam Rabbani sendiri
konflik internal sangat jarang terjadi. Hal ini menunjukan bahwa hubungan
internal dalam Rabbani berjalan cukup baik, disamping itu sikap dan perilaku
karyawan dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan sudah cukup bagus,
terlihat saat karyawan melayani pelanggan dengan baik, ramah dan sopan sehingga
pelanggan merasa puas dengan jasa pelayanan yang diberikan.
Change Management di Rabbani Probolinggo
Outlet
Rabbani Probolinggo masih buka 1 bulan yang lalu yakni pada bulan Mei 2014.
Sehingga hingga saat ini masih belum ada perubahan organisasi yang terjadi.
Rabbani probolinggo masih berjalan sesuai dengan peraturan awal dari owner
mereka. Antara lain karyawan perempuan yang wajib memakai kerudung dan menjaga
jarak dengan lawan jenisnya ketika sedang bekerja. Kemudian karena jadwal kerja
yang padat, owner dari Rabbani Probolinggo juga menerapkan sistem sift untuk
istirahat secara bergantian. Bagi karyawan laki-laki, sift istirahat mereka
diperbolehkan untuk pulang guna membuat suasana nyaman bagi karyawan perempuan
yang tengah istirahat di outlet. Sejauh ini belum ada permasalahan yang berarti
sehingga owner pun belum memikirkan lebih jauh mengenai perubahan organisasi di
outletnya.
Sedangkan
dari Rabbani pusat yang telah berdiri sejak 1994 tentu telah mengalami banyak
perubahan manajemen bagi kelangsungan dan perkembangan usahanya. Perubahan itu
antara lain pada tag line, lokasi, fokus segmentasi, keadaan pasar Rabbani
sendiri. Pada waktu itu Rabbani
memiliki potensi yang besar untuk dapat berkembang dan maju, karena waktu itu outlet
yang khusus menjual busana muslim masih jarang, sehingga belum ada pesaing dan
persaingan yang tinggi. Pada awal berdiri Rabbani memiliki satu karyawan untuk
melayani konsumen, satu tahun kemudian pindah ke Jl. Dipati Ukur dengan kondisi
outlet yang tidak jauh berbeda dengan outlet sebelumnya, begitu pula dengan
perkembangannya secara bisnis belum menunjukkan perubahan yang signifikan.
Seiring dengan berjalannya waktu, dari tahun ke tahun, karena rancangannya yang
senantiasa inovatif dan berbeda dari yang lain, Rabbani mengalami perkembangan
yang pesat.
Rabbani mulai
diterima oleh masyarakat dan mulai memiliki pelanggan yang semakin banyak,
sehingga outlet yang berada di Jl. Dipati Ukur tidak mampu lagi menampung
konsumen dan pelanggan yang membludak, akhirnya pada tahun 2001 Rabbani pindah
ke outlet yang lebih luas dan refresentatif, yaitu ke Jl. Hasanudin No. 26
Bandung. Pada pertengahan tahun 2007 Rabbani pindah lokasi ke Jl. Dipati Ukur
No. 44 Bandung. Rabbani senantiasa mengembangkanstrategi pemasarannya dan
beradaptasi dengan perkembangan zaman, selain pindah outlet ke tempat yang
lebih luas, Rabbani merubah nama dan Motto-nya dengan yang nama lebih
familiar dan diterima oleh masyarakat luas, yaitu "Rabbani Kerudung
Instant" dengan motto "trend Setter Kerudung Instant". Melalui
motto dan spirit di atas, Rabbani senantiasa bermetamorfosis ke arah yang lebih
baik untuk menjadi jawara Kerudung Instant dan ikon mode shari’ah terbaik di dunia.
Selain
perubahan nama, Rabbani mulai fokus dalam membidik segmentasi pasarnya, Rabbani
membidik pasar untuk kalangan menengah. Sedangkan perkembangan dari aspek
pemasarannya, Rabbani mengembangkan strategi pemasarannya, selain Pemasaran
langsung ke end user (konsumen),
Rabbani membina network pemasaran yaitu membuka mitra dealer atau distributor
tunggal per kota/kabupaten dan mengembangkan network pengembangan outlet/reSHARE
(retail outlet shariah) Rabbani. Sebagai upaya untuk mendukung kesuksesan
pengembangan strategi pemasaran yang telah dibina serta untuk mengakomodasi
permintaan pasar yang semakin besar, Rabbani mengembangkan dan menambah
kapasitas produksinya dengan mendirikan 5 (lima) buah pabrik garmen yang
menyuplai seluruh produk Rabbani, seperti kerudung sebagai produk utama, busana
muslim seperti gamis, tunik, T-shirt muslimah, koko, kazko, manset, dll. Kelima
pabrik tersebut bertempat di Bandung dengan kemampuan produksi 1 pcs kerudung /
2 detik.
Internal Relation Online Rabbani Probolinggo
Rabbani sendiri memiliki web resmi
yakni www.rabbani.co.id . Di web pusat
ini terdapat semua informasi mengenai produk Rabbani maupun tentang perusahaan.
Sehingga owner maupun karyawan dari berbagai kota dapat mengetahui informasi
terbaru dari Rabbani pusat. Sedangkan di Rabbani Probolinggo sendiri, internal
relation online yang sudah dibuat antara lain facebook, twitter, blog, dan grup
BBM.
a. Web
Web yang digunakan sebagai internal relation
online adalah web resmi atau pusat yakni www.rabbani.co.id.
Di web resmi ini semua kegiatan yang sudah dilakukan oleh Rabbani selalu di
post sehingga kalangan internal dari semua cabang di berbagai kota dapat
mengetahui kegiatan yang diselenggarakan oleh Rabbani. Selain pengenalan produk
baru, informasi mengenai event yang diselenggarakan oleh Rabbani akan di post
di web resmi dan biasanya akan di share ke facebook mereka. Misalnya di
facebook Rabbani cabang Probolinggo.
Gambar 7. Web Official Rabbani
a. Twitter
Twitter yang digunakan oleh Rabbani adalah
twitter pusat juga dengan alamat @rabbani_proke.
Di twitter ini selalu mengepost produk-produk baru Rabbani sehingga owner dari
semua cabang Rabbani bisa mendapat informasi dan ikut aktif dalam memberi
komentar melalui twitter. Selain itu @rabbani_proke
juga sering mem post kata-kata mutiara yang membuat followernya merasa
bersemangat. Kata-kata mutiara yang di post oleh @rabbani_proke bisa mendekatkan Rabbani ke owner-owner seluruh
cabang juga mendekatkan Rabbani ke customernya.
Gambar 8.Twitter Rabbani pusat
a. Facebook Rabbani Probolinggo
Rabbani Probolinggo mempunyai akun facebook
dengan nama Rabbani Probolinggo. Akun facebook ini ditujukan untuk karyawan
sekaligus untuk customers. Di akun facebook selain untuk upload produk terbaru
dari Rabbani atau produk dari brand lain yang ada di store kami, keberadaan
facebook ini juga untuk tempat share informasi tentang store atau artikel
Islamic yang menarik dan menurut mereka perlu orang lain juga tahu.
Gambar 10. Facebook Rabbani reShare Probolinggo
a. Grup BBM
Penggunaan grup BBM ini merupakan sebuah media
komunikasi yang mereka gunakan setiap harinya. Di grup BBM, biasanya semua
informasi akan di share dan dibahas bersama. Ownernya yakni Mbak Aisyah atau
biasa dipanggil Mbak Ica menggunakan grup BBM untuk memberitahukan kapan ia
datang dan juga memberi informasi jika ada tamu atau stok barang yang datang ke
store. Sedangkan bagi karyawan, grup ini digunakan untuk permohonan izin ketika
tidak masuk dengan alasan sakit maupun lainnya. Dengan adanya grup BBM ini
menjadikan karyawan dan owner nya menjadi semakin dekat dan terbuka akan publik
internal mereka.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar