Sekilas Tentang Komunikasi Internal

Pengantar Komunikasi Internal

Komunikasi internal merupakan komunikasi yang terjadi di dalam sebuah organisasi yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja SDM dalam organisasi. Dalam komunikasi internal terdapat dua pola cara berkomunikasinya, yakni komunikasi formal dan komunikasi nonformal.

1. Saluran komunikasi formal: Komunikasi dari atas ke bawah, ke atas, komunikasi horizontal, dan komunikasi diagonal. Komunikasi formal “dianggap” terlalu ribet bagi cabang batang (dalam struktur organisasi), karena membutuhkan dokumen dan waktu lebih lama untuk menyampaikan informasi kepada tingkatan manajemen yang paling atas.

2. Saluran komunikasi informal merupakan cara berkomunikasi secara luwes, fleksibel, tidak terikat aturan, waktu. Contoh: Bincang-bincang pada saat jam istirahat kantor.

Cara mengelola komunikasi:

1. Penanganan pesan rutin biasanya terjadi pada bagian HRD untuk memaksimalkan manfaat dan meminimkan biaya, manajer bisa melakukan antara lain:

a. Mengurangi jumlah pesan masuk atau pesan keluar.

b. Memberikan instruksi yang jelas kepada departemen terkait tentang “kriteria pesan yang bisa dilanjutkan dan tidak bisa dilanjutkan.”

c. Menyerahkan tanggung jawab penyeleksian pesan kepada seseorang yang dinilai mampu.

2. Penanganan krisis komunikasi. Manajer bisa melakukan antara lain:

a. Membentuk tim darurat yang terdiri dari kandidat-kandidat yang mampu bekerja di bawah tekanan waktu, dan lihai dalam krisis.

b. Menciptakan pusat informasi yang bisa dan mudah diakses karyawan dan pimpinan (bisa menggunakan teknologi seperti komputer, internet, telekomunikasi).

c. Bersikap jujur dan terbuka kepada tim krisis dan pimpinan.

Publik Internal Dalam Komunikasi Organisasi

Kegiatan Publik internal biasanya dilakukan oleh seorang public relations (PR). Publik internal dalam perspektif PR mengacu kepada pihak-pihak yang bekerja dan memiliki kepentingan dengan suatu organisasi seperti para pegawai/karyawan manajemen, beserta anggota keluarganya.  Termasuk serikat buruh  yang hidup dan berkembang dalam perusahaan atau organisasi. Tidak kalah penting, pemegang saham perusahaan yang lazim disebut dengan stockholder public. Komponen internal publik ini merupakan kumpulan individu yang secara rutin berjumpa dan berinteraksi.

Bentuk hubungan publik internal ada beberapa macam yaitu hubungan dengan buruh (labour relations), hubungan dengan karyawan (employee relations), hubungan dengan majaner (manager relations), hubungan dengan pemegang saham (stockholder relations), dan Investor Relations. Aspek-aspek tersebut berkaitan satu dengan yang lain dan tentunya memegang peranan yang sangat penting bagi keberlangsungan sebuah perusahaan.

Tugas IR biasanya adalah mengikuti perkembangan bursa saham, menyediakan informasi mengenai kondisi perusahaan kepada masyarakat keuangan, memberikan saran kepada manajemen terkait saham perusahaan, dan juga memberikan jawaban terhadap berbagai pertanyaan bidang keuangan. Biasanya seorang IR merupakan seorang pemegang saham, manajemen perusahaan, penasehat perusahaan, pemberi pinjaman atau pihak luar yang dibayar oleh sebuah perusahaan untuk menjadi IR dalam perusahaan tersebut.

Memahami Karakter publik Internal

Komunikasi internal bertujuan untuk meningkatkan kinerja SDM dalam organisasi. Terjadi proses pertukaran informasi diantara batang-batang struktur organisasi yang mana kualitas komunikasi ditentukan dari frekuensi dan intensitasnya. Hubungan komunikasi internal harus terjalin dengan baik diantara batang-batang organisasinya. Setiap batang, memiliki perannya masing-masing dalam rangka menjalin hubungan baik dan mencapai tujuan organisasi. Pertukaran informasi dalam organisasi merupakan penghubung antar anggota dan penghubung anggota dengan pimpinannya.

Kegiatan humas internal untuk publik internal dapat dilakukan melalui beberapa kegiatan seperti family gathering, briefing, dan rapat yang diadakan secara rutin. Kegiatan-kegiatan internal diadakan dalam rangka menciptakan opini publik internal melalui komunikasi internal dan untuk memberikan informasi kepada karyawan secara keseluruhan (bersama-sama). Bertujuan untuk meningkatkan motivasi karyawan, dan meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan dan ditujukan untuk menciptakan iklim kerja yang baik.

Setiap perusahaan atau organisasi pasti mempunyai karakter publik internal yang berbeda dan hal itu menjadikan identitas perusahaan satu dengan yang lain bisa dibedakan. Misalnya saja perusahaan BUMN dan Swasta, pasti ada yang membedakannya. Entah itu jenis kegiatannya, waktu pelaksanaan kegiatan, alur komunikasi perusahaan, ataupun media yang digunakan dalam komunikasi internalnya.

Komunikasi Multikultural Dalam Internal Organisasi

Multikulturalisme adalah kesediaan menerima kelompok lain secara sama sebagai kesatuan, tanpa mempedulikan perbedaan budaya, etnik, gender, bahasa, ataupun agama. Multikulturalisme merupakan sebuah kepercayaan yang menyatakan bahwa kelompok-kelompok etnik/budaya dapat hidup berdampingan secara damai yang ditandai oleh kesediaan untuk menghormati budaya lain. Tujuan multikulturalisme tidak untuk mempromosikan kaum minoritas, tetapi menciptakan masyarakat yang beragam yang diakui secara legal. Ronda J. Stanton mendefinisikan komunikasi multikultural sebagai kemampuan komunikasi dengan disertai pemahaman tentang budaya.

Tempat kerja adalah sebuah organisasi dimana terjadi pertemuan budaya. Relasi kerja ditandai dengan bertemunya individu yang berbeda bangsa (budaya) dalam kelompok kerja untuk mencapai target bersama. Tantangan ini tidak mudah. Bekerjasama dengan orang yang berbeda budaya bukan hal yang gampang, bahkan juga bagi orang Indonesia yang sebetulnya memiliki akar multikultural. Kondisi ini menuntut kemampuan 3C atau Cross-cultural competence atau Intercultural competence, yaitu segenap kemampuan yang menyebabkan individu dapat beradaptasi secara efektif dalam lingkungan interkultural. Seseorang yang interculturally competent dapat menangkap dan memahami budaya lain, dapat berkomunikasi dan berinteraksi dengan budaya lain karena ia bisa memahami konsep spesifik bagaimana individu dalam budaya lain itu berfikir, merasakan, dan memilih tindakan yang diambilnya.

1. Aplikasi Multikulturalisme dalam Organsisasi

Dalam beberapa tahun terakhir, perusahaan-perusahaan dari berbagai bentuk, ukuran, dan dalam berbagai bidang usaha telah memeluk program yang dirancang untuk merayakan keragaman dan mendorong komunikasi antara individu dan kelompok-kelompok dari latar belakang budaya yang berbeda. Sebagai contoh, karyawan yang terlibat dalam bidang teknik (komputer, teknik mesin, dll) sering memiliki latar belakang pendidikan dan pekerjaan yang sangat berbeda dari para pekerja yang terlibat dalam “kreatif” wilayah perusahaan (pemasaran, public relations, dll). Perbedaan-perbedaan ini sering menampakkan diri dalam modus komunikasi yang menguntungkan pihak-pihak yang bersangkutan.

Para konsultan dan peneliti setuju, meskipun, bahwa banyak perbedaan antara budaya fungsional yang berbeda ini dapat diatasi melalui kebijakan yang proaktif mengenali perbedaan-perbedaan semacam itu ada dan bekerja untuk mendidik semua orang tentang legitimasi dari setiap kebudayaan. Konsultan, peneliti, dan pemilik bisnis sependapat bahwa elemen penting dalam intercultural communication adalah bahasa.

Larry A. Sammovar dan Richard E. Porter, mengemukakan unsur budaya yang secara langsung mempengaruhi persepsi kita ketika berkomunikasi dengan orang dari budaya lain yaitu Keperacayaan (beliefs), nilai (values), dan sikap (attitudes), Pandangan dunia (worldviews), Organisasi sosial (social organization), Tabiat manusia (human nature), Orientasi kegiatan (activity orientation), dan Persepsi tentang diri dan orang lain (perception of self and other).

Komunikasi multikultur yang ada dalam komunikasi internal diharapkan dapat menumbuhkan jiwa nasionalisme dan kesadaran bahwa bangsa Indonesia adalah masyarakat yang unsur-unsurnya memiliki ciri yang beragam (multikultur).

2. Teori Interaksionisme Simbolik

Komunikasi multikultural dalam organisasi ada kaitannya dengan Teori Interaksionisme Simbolik. Tokoh utama teori ini adalah George Herbert Mead yang dikenal dengan Mahzab Chicago. Perilaku seseorang dipengaruhi oleh simbol yang diberikan oleh orang lain, demikian pula perilaku orang tersebut. Melalui pemberian isyarat berupa simbol, maka kita dapat mengutarakan perasaan, pikiran, maksud, dan sebaliknya dengan cara membaca simbol yang ditampilkan oleh orang lain.

Proses komunikasi multikultural tidak cukup hanya diteliti dari apa yang dilihat, tetapi dipahami juga bagaimana aktivitas komunikasi berlangsung berupa pemindahan atau pertukaran simbol yang diberi makna serta menimbulkan interaksi antar budaya yang unik. Perspektif ini menyarankan bahwa perilaku manusia harus dilihat sebagai proses yang memungkinkan manusia membentuk dan mengatur perilaku dengan mempertimbangkan ekspektasi orang lain yang menjadi mitra interaksinya.

Dengan teori interaksi simbolik peneliti dapat memahami bagaimana sifat khusus yang ada pada berbagai etnis sehingga mereka memasuki proses komunikasi multikultural.

Budaya Perusahaan Dalam Komunikasi Internal

Budaya organisasi merupakan bentuk keyakinan, nilai, cara yang bisa dipelajari untuk mengatasi dan hidup dalam organisasi, budaya organisasi itu cenderung untuk diwujudkan oleh anggota organisasi. Robbins, (2003) menjelaskan bahwa budaya organisasi itu merupakan suatu sistem nilai yang dipegang dan dilakukan oleh anggota organisasi, sehingga hal yang sedemikian tersebut bisa membedakan organisasi tersebut dengan organisasi lainnya. Budaya organisasi dapat mempengaruhi cara orang dalam berperilaku dan harus menjadi patokan dalam setiap program pengembangan organisasi dan kebijakan yang diambil. Hal ini terkait dengan bagaimana budaya  itu mempengaruhi organisasi dan bagaimana suatu budaya itu dapat dikelola oleh organisasi.

1. Peran dan karakteristik Budaya Organisasi

Peran budaya  di dalam organisasi memiliki pengaruh yang besar dalam menjalankan sebuah fungsi organisasi. Adapun fungsi budaya di dalam organisasi menurut Robbins sebagai berikut :

a. Budaya menciptakan pembedaan yang jelas antara satu organisasi dan yang lain.

b. Budaya membawa suatu rasa identitas bagi anggota-anggota organisasi.

c. Budaya mempermudah timbulnya komitmen pada sesuatu yang lebih luas daripada kepentingan diri individual seseorang.

d. Budaya sebagai mekanisme pembuat makna dan kendali yang memandu dan membentuk sikap serta perilaku karyawan.

Suatu budaya organisasi dalam perusahaan harus memiliki program-program dan proses untuk mendorong para karyawan memiliki inistiatif yang lebih baik, menetapkan tantangan yang tinggi untuk mencapai suatu target atau tujuan, menjadikan pimpinan yang lebih baik, menciptakan kondisi yang kondusif, sehingga anggota dapat lebih bertanggung jawab terhadap pekerjaannya dan terhadap perusahaan secara menyeluruh. Seorang pemimpin memiliki tanggung jawab untuk mendorong dan mengembangkan para manager agar mampu memotivasi para bawahannya. Seorang karyawan juga dituntut untuk berani mengambil resiko agar mendapat ide yang inovatif dan kreatif sehingga karywan tersebut akan dianggap memiliki kontribusi terhadap perusahaan.

2. Manfaat implementsi budaya organisasi

Kesinambungan organisasi sangat tergantung pada budaya yang dimiliki. Budaya perusahaan dapat dimanfaatkan sebagai daya saing andalan organisasi dalam menjawab tantangan dan perubahan. Budaya organisasi pun dapat berfungsi sebagai rantai pengikat dalam proses menyamakan persepsi atau arah pandang anggota terhadap suatu permasalahan, sehingga akan menjadi satu kekuatan dalam pencapaian tujuan organisasi.

3. Isi budaya organisasi

Isi budaya organisasi merupakan hasil kesepakatan bersama dalam menentukan pedoman berfikir, berpendapat, dan berlaku, bersikap, dan bekerja sehingga akan mempengaruhi arah dan perilaku sumberdaya manusia. Tertanamnya berbagai macam standart organisasi menunjukkan isi budaya organisasi telah diterima dan telah diciptakan untuk menjadi bagian dari diri masing-masing pegawai.

4. Hubungan antara PR dengan budaya Organisasi

Public Relations sangat erat kaitannya dengan Budaya perusahaan, karena Public Relations terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja yang menjalin kontak dengannya. Usaha yang dilakukan Public Relations melalui budaya perusahaan dalam membina kinerja pegawai, diarahkan pada suatu pencapaian tujuan organisasi yang dilakukan dengan  jalan memenuhi kebutuhan di dalam perusahaan. Pelaksanaan Budaya perusahaan yang dilakukan Public relations memang sangat berperan penting untuk menciptakan kerja sama, saling pengertian, menjalin hubungan yang harmonis antara atasan dengan bawahan, sehingga jika Budaya perusahaan dapat berjalan dengan baik dan diharapkan dapat membina kinerja pegawai.

Kiat berkomunikasi dalam internal organisasi (HRD)

Human Relations Development adalah suatu hubungan dan interaksi dalam semua situasi atau semua bidang termasuk bidang kerja di suatu organisasi yang tidak hanya mementingkan aspek komunikasi tetapi juga untuk membangkitkan seseorang agar dapat bekerja sama, produktif dan mencapai kepuasan. Human relations dapat terjadi dimana saja, seperti dirumah, di jalanan, dan lain-lain dimana dapat melakukannya dengan komunikasi yang baik, sehingga saling memuaskan individu yang terlibat di dalammnya. Human Relations bukan hanya suatu keadaan yang pasif tetapi suatu aktivitas atau kegiatan untuk mengembangkan hasil yang lebih produktif.

1. Human Relation dan Manajemen

Human Relations dalam manajemen adalah untuk mengupayakan agar para karyawan mampu menciptakan suatu kerjasama antar karyawan dalam satu tim kerja, meningkatkan produktifitas dan memperoleh kepuasan kerja. Human relations juga bisa membantu fungsi manajemen untuk memecahkan masalah komunikasi internal yang timbul dalam situasi kerja sehingga menimbulkan keberanian untuk memecahkan masalah. Human relations di dalam manajemen ini juga dapat dilakukan dengan counseling dan diskusi kelompok. Dalam counseling yang bertindak sebagai counselor (pembimbing) adalah para atasan sedangkan yang bertindak sebagai counselee (yang dibimbing) adalah para bawahan. Diharapkan para karyawan dapat bekerja dengan senang hati tanpa ada rasa ragu dan tertekan dalam melaksanakan tugasnya.

2. Human relation sebagai pengetahuan

Dalam kajian komunikasi, human relation menjadi fungsi  komunikasi antarpersonal. Karena di sini melibatkan dua atau lebih individu yang saling berinteraksi. Kalau didefenisikan secara harfiah human relation merupakan sikap manusia dalam bentuk perilaku komunikasi kemanusiaan. Human relation atau hubungan manusiawi bisa terjadi dimanapun dan kapanpun.

Human relations dalam organisasi juga telah banyak diteliti dan dipraktekkan di negara-negara yang sudah maju, terutama dalam bidang ekonomi sektor industri. Sebabnya karena ternyata perkembangan masyarakat sebagai akibat kemajuan teknologi telah menimbulkan berbagai pengaruh kepada individu-individu yang merupakan tenaga kerja (manpower) yang nantinya juga berpengaruh kepada lancar/tidaknya pekerjaan.

Human relations dalam organisasi kekaryaan adalah komunikasi persuasif antara orang-orang yang berada dalam struktur formal untuk mencapai suatu tujuan. Karena itu sering human relations dalam organisasi kekaryaan ini sering dinamakan “organization human relations”. Dalam artian human relations bukan suatu keadaan yang pasif, melainkan suatu aktivitas. Oleh sebab itu human relations adalah seni dan ilmu pengetahuan terapan (applied art and science).

Internal Branding Corporate/Organisasi

Merupakan kegiatan komunikasi perusahaan yang berorientasi secara internal. Perusahaan mengkomunikasikan kepada karyawan tentang segala aspek dalam membangun merek, sehingga pada karyawan terbentuk perilaku yang sesuai dengan misi dari merek itu sendiri.

1. Tahap berhasilnya internal branding

a. Sinkronisasi antara brand personality, tata nilai, dan budaya perusahaan.

b. Menjadikan karyawan sebagai tulang punggung dalam menghidupkan brand. Libatkan karyawan dalam prosesnya sehingga memiliki kesadaran yang tinggi terhadap esensi dari atribut hingga brand promise.

c. Internalisasi dengan mengoptimalkan komunikasi internal secara konsisten untuk menjelaskan tata nilai dan perilaku yang sesuai dengan brand promise. Kesuksesan internalisasi ini ditandai dengan merasuknya tata nilai dan perilaku ini dalam keseharian karyawan. Pengakuan dan penghargaan akan meneguhkan komitmen karyawan sebagai brand ambassador.

2. Manfaat internal branding bagi perusahaan

Jika internal branding berhasil dijalankan dengan baik, dan disinergikan dengan strategi eksternal maka perusahaan dapat menjangkau khalayak yang lebih luas dan mendapatkan loyalitas, baik itu mitra, aliansi strategis, pemegang saham, pelanggan, dan tentu saja karyawan. Dalam jangka panjang juga akan meningkatkan value dari perusahaan.

3. Alat Komunikasi dalam Internal Branding Corporate

Secara umum, tujuan media internal adalah untuk meningkatan hubungan antara karyawan dengan pihak manajemen. Media internal mempunyai keharus untuk memenuhi kebutuhan organisasi para karyawan. Karyawan harus dan dapat melihat informasi sebagai sesuatu yang bermanfaat dan bermakna bagi mereka.

4. Bentuk-bentuk Media Internal yang digunakan

a. Manual Handbook

Tujuan pembuatannya antara lain menggambarkan kebijakan dan struktur PR sebuah organisasi atau perusahaan, memaparkan hal-hal apa saja yang perlu dilakukan oleh manajer dan kapan mereka harus memeriksanya dan sebagai standar-standar kualitas bagaimana cara pelaksanaan pekerjaan PR diimplementasikan di seluruh organisisasi atau perusahaan.

b. News Clipping (Guntingan Berita)

Berupa informasi yang di publikasikan beberapa media massa dan Internet mengenai semua informasi perusahaan. Leaflet, merupakan salah satu media komunikasi yang digunakan perusahaan dalam menjalin hubungan baik dengan internal relations-nya. Sering dicetak dalam selembar kertas.

c. Surat (Memo Internal)

Surat tradisional masih tetap menjadi tulang punggung media komunikasi internal perusahaan.

d. Telepon Internal Bebas Pulsa (Extention Telephone Number)

Salah satu media komunikasi yang dipakai karyawan tanpa menyebutkan identitasnya untuk memberikan informasi atau laporan internal perusahaan.

Rapat dan Telekonferensi. Hal-hal yang harus dipersiapkan oleh seorang public relations sebelum rapat dimulai adalah menurut Cutlip (2002) adalah agenda rapat, pemimpin rapat, jumlah peserta rapat, moderator, notulen, ruangan rapat, alat perlengkapan rapat, dan konsumsi.

e. Newsletter

Bentuk paling umum dari publikasi periodik.

f. Papan Pengumuman

Untuk memastikan kredibilitas dan keterbacaannya, majalah dinding harus direncanakan secara hati-hati dan tetap terjaga agar tetap memuat informasi terbaru.

g. Poster

h. Kotak Saran

Setiap pegawai yang memiliki ide-ide cemerlang, keluhan, atau bahkan kecaman pedas terhadap atasan atau perusahaan dipersilahkan menyampaikannya melalui kotak-kotak saran tersebut.

i. Rak informasi

Sangat baik ditempatkan di lokasi tempat para karyawan dapat memperhatikan bahan-bahan yang ditaruh di sana dengan suasana agak santai, seperti di lobby depan kantor.

1. Aliran Komunikasi dalam Internal Branding Corporate Iklim Komunikasi Organisasi

Pace & Faules (2005) aliran komunikasi dalam internal branding adalah kepercayaan, pembuatan keputusan bersama, kejujuran, keterbukaan dalam komunikasi ke bawah, mendengarkan dalam komunikasi ke atas, dan perhatian pada tujuan-tujuan berkinerja tinggi.

Pola airan informasi ada dua yaitu roda dan lingkaran. Arah alirannya ada ke bawah, ke atas, horizontal, dan lintas saluran.

2. Hambatan Komunikasi dalam Internal Branding Corporate Robbins

a. Penyaringan yang dipengaruhi oleh rasa takut yang disebabklan pesan yang disampaikan adalah berita buruk.

b. Persepsi selektif  menerjemahkan sandi dari suatu pesan, penerima menyesuaikannya dengan harapan mereka sendiri ke dalam komunikasi.

c. Kelebihan informasi

d. Emosi dan bahasa Bahasa

3. Kesulitan komunikasi  Manajemen Mutu sebagai Internal Branding

Pada pendekatan manajemen mutu (Total Quality Management) terdapat sepuluh unsur utama dalam hal bagaimana menjalankan pendekatan ini menurut (Goetsch dan Davis) yaitu fokus pada pelanggan, obsesi terhadap kualitas, pendekatan ilmiah, komitmen jangka panjang, teamwork, perbaikan sistem secara berkesinambungan, pendidikan dan Pelatihan, kebebasan yang terkendali, kesatuan tujuan, keterlibatan dan pemberdayaan karyawan.

Daftar Pustaka:

Anonim. (2010). Komunikasi dan Organisasi Multikultural. Diakses dari  http://communicationista.wordpress.com/2010/03/28/komunikasi-dan-organisasi-multikultural/  pada 10 April 2014.

Fitria, D. (2012). Budaya Organisasi. Diakses dari http://derafitria.wordpress.com/2012/09/29/budaya-organisasi/ pada 31 Maret 2014.

Kemal, P. (n.d). Peran Internal Public. Diaskes dari http://www.lspr.edu/pritakemalgani/peran-internal-public/  pada 8 April 2014.

Purnamawati, E. (2010). Investor Relations. Diakses dari http://belajarkomunikasi2009.blogspot.com/2010/11/investor-relations.html pada 10 April 2014.

Purnamawati, E. (2009). Mengenal Publik Internal. Diakses di http://belajarkomunikasi2009.blogspot.com/2010/03/mengenal-publik-internal.html pada 10 April 2014 .

Muwafik, S. (2010). Human Relations Sebagai Praktek Komunikasi & Public Relations.

Diakses dari http://id.scribd.com/doc/40287077/2-Human-Relations-Development-Muwafik-UB  pada 31 Maret 2014.